24 septembre 2026
La mise en place d'un projet consiste en une série de décisions qui semblent sans importance sur le moment : comment nommer le projet, quels dossiers créer, où classer les plans d'appel d'offres par rapport à la révision reçue vendredi. Ces décisions semblent sans importance parce que le projet n'a pas encore commencé. Elles ne semblent plus sans importance six mois plus tard, lorsque quelqu'un a besoin du plan sur lequel un devis a été établi et tombe sur quatre fichiers aux noms similaires.
Un modèle de projet « Takeoff » évite d'avoir à prendre ces décisions au cas par cas. Il suffit de définir la structure une seule fois, et chaque projet créé à partir de ce modèle démarre de la même manière.
Un projet dans Planmetry contient les plans que vous mesurez ainsi que les fichiers qui s'y rapportent — photos, notes, calendriers —, soit directement dans le projet, soit classés dans des dossiers à l'intérieur de celui-ci.
La hiérarchie est volontairement peu profonde : un projet contient des dossiers, et les dossiers contiennent des dessins et des fichiers. Un dossier ne contient pas d’autre dossier. Il est utile de le savoir avant de concevoir une structure, car l’imbrication à laquelle vous pourriez avoir recours pour un projet de grande envergure n’existe pas ici. Si un projet est trop volumineux pour tenir dans un seul niveau de dossiers, vous aurez le choix entre des noms de dossiers plus longs qui intègrent le niveau manquant, et la création de plusieurs projets — or, plusieurs projets signifient que le projet n'apparaîtra plus comme une seule entrée dans la liste ; faites donc ce choix de manière réfléchie plutôt que de vous en rendre compte à mi-parcours.
Un modèle contient un nom, une description, une couleur, une liste ordonnée de noms de dossiers et un ensemble de définitions de champs. La création d'un projet à partir de ce modèle entraîne la création de ces dossiers et la copie des champs dans ceux-ci.
C'est tout ce qu'il y a à dire, et il convient de préciser les limites : un modèle ne contient ni dessins, ni fichiers, ni notes, ni aucun contenu. Il reproduit une structure vide et une série de questions à remplir. Son intérêt réside dans le fait de ne pas avoir à redécider, et non dans le fait de préremplir.
Le contenu de cette liste dépend de la manière dont votre travail est organisé, et il existe trois réponses courantes :
Le bon choix est celui qui correspond à la question que vous vous posez le plus souvent lorsque vous effectuez une recherche. Mélanger ces deux critères au même niveau donne lieu à des dossiers dont personne ne peut prédire le contenu. Si vous avez réellement besoin des deux, indiquez-les dans le nom du dossier dans un ordre bien défini — « L2 — Électricité », « L2 — Cloisons sèches » — afin que la liste reste lisible une fois triée.
Limitez la liste. Un modèle qui crée neuf dossiers pour une tâche qui n’en nécessite que trois en laisse six vides, et les dossiers vides incitent les utilisateurs à ne plus prêter attention aux noms des dossiers.
Un mot sur la version « par étape », car c'est celle qui risque le plus d'être mal interprétée : conserver les feuilles remplacées dans un dossier distinct de celles en vigueur est une convention de classement, et une convention utile — elle réduit le risque de mesurer la mauvaise révision. Il ne s'agit pas d'un contrôle de révision : rien ne compare deux versions d'une feuille ni ne vous indique ce qui a changé, et rien n'empêche de mesurer un dessin remplacé. Le déplacer dès l’arrivée d’une nouvelle version est une discipline, et cela ne fonctionne que si vous vous y tenez réellement.
Un plan vous donne des informations sur un bâtiment. Il ne précise pas à qui incombe cette mission, comment elle est désignée en interne, ni quand le devis doit être remis. Ces informations figurent généralement dans un e-mail, ce qui revient à dire qu’elles ne se trouvent nulle part.
Les champs du projet permettent d'enregistrer ces informations dans le projet. Un champ comporte un libellé et un type (texte, nombre, date ou liste d'options parmi lesquelles choisir), ce qui permet de s'assurer que les informations que vous enregistrez pour chaque mission sont saisies de la même manière à chaque fois :
Les valeurs des champs s'affichent dans une barre située en haut du projet sur un écran d'ordinateur, d'où elles peuvent être consultées ; sur un téléphone, cet espace est plutôt réservé aux fichiers. Un champ peut comporter une valeur par défaut dans le modèle, qui devient la valeur du projet lors de sa création. Cela vaut la peine d'être utilisé pour tout ce qui est généralement identique, mais peut parfois varier : un statut par défaut « tarification », un estimateur par défaut.
La bonne pratique qui permet de tirer parti des champs consiste à les remplir dès la création du message, tant que celui-ci est encore ouvert. Un champ rempli plus tard est souvent un champ qui ne sera jamais rempli, et une liste de tâches à moitié complétée vaut pire que rien, car on ne peut pas s'y fier suffisamment pour s'y référer.
Il y a un aspect qu'il faut bien comprendre avant de créer des modèles : un projet hérite des champs du modèle au moment de sa création, sous forme de copie. Toute modification apportée au modèle par la suite affecte les futurs projets. Elle n'a toutefois aucun effet sur les projets déjà existants.
C'est la bonne façon de procéder — un projet dont le devis a été établi au printemps dernier devrait conserver la structure sur laquelle ce devis reposait, plutôt que d'intégrer discrètement un champ qui n'existait pas à l'époque — mais cela a une conséquence. Modifier un modèle ne permet pas de corriger les projets déjà en cours. Si vous estimez avoir besoin d'un champ dans un projet en production, vous devez l'ajouter à chacun de ces projets, un par un.
Il vaut donc mieux consacrer dix minutes à la liste des champs avant de créer vingt projets à partir d'un modèle, et il ne sert à rien de se prendre la tête : le coût d'un ajout de dernière minute est bien réel mais limité, et il est facturé par projet plutôt qu'en une seule fois.
C'est à ce stade que l'on voit si une structure fonctionne ou non ; il est donc important d'être précis quant au fonctionnement de la recherche.
La recherche porte sur les plans et les fichiers contenus dans un projet : leurs noms, l'adresse d'un plan, le bâtiment et le type associé, le type de fichier, ainsi que le texte d'introduction des notes. Elle ne porte pas sur les noms de projet, les noms de dossiers ni les valeurs des champs de votre projet.
Cela modifie la fonction des noms. Les champs de projet permettent d’assurer la cohérence des informations et de les rendre lisibles d’un seul coup d’œil lorsque vous ouvrez le projet — ils ne constituent pas un index de recherche. Ce qui permet d’effectuer une recherche dans un projet, ce sont les noms des éléments qu’il contient, ce qui justifie de nommer correctement les dessins dès leur création : une feuille dont le nom correspond à son numéro et à ce qu’elle représente peut faire l’objet d’une recherche ; une feuille conservant le nom qui lui avait été attribué lors de son exportation ne le peut pas.
Les fiches de dessin comportent un aperçu de la feuille, ainsi que le type de dessin identifié et l'échelle, ce qui suffit généralement à les identifier sans avoir à les ouvrir. Chaque document ne contient qu'une seule page de dessin ; ainsi, un ensemble de plusieurs pages est traité page par page, et ce sont les noms qui permettent de les distinguer les unes des autres.
Il est rare de devoir supprimer des tâches terminées. Un projet peut être archivé, ce qui le retire de la liste des tâches en cours tout en conservant l’intégralité de son contenu, et il peut être restauré si la tâche s’avère moins terminée qu’il n’y paraissait. La suppression est accessible depuis l’archive en tant que deuxième étape délibérée, plutôt que comme une action qui se produirait par accident un vendredi après-midi.
Une bonne habitude consiste à classer les documents en fonction d'un événement précis plutôt que sur un coup de tête — lorsqu'une prestation est facturée, lorsqu'un appel d'offres n'est pas remporté — afin que la liste des tâches reste suffisamment courte pour être parcourue d'un coup d'œil. Une liste de tâches que l'on peut consulter d'un seul coup d'œil est un outil. Une liste dont la plupart des entrées remontent à deux ans est un simple classeur.
Une méthode utile pour savoir si une structure est adaptée : examinez la dernière tâche que vous avez menée à bien, notez les dossiers qui ont effectivement été utilisés plutôt que ceux que vous avez créés, et utilisez-les comme modèle. Appliquez ensuite ce modèle à la tâche suivante et observez ce que vous finissez par créer manuellement.
Les fichiers classés dans ces dossiers constituent l'autre moitié du dossier : la documentation photographique du chantier permet de déterminer ce qu'il convient de conserver et pourquoi. En ce qui concerne la phase de mesure, le processus de relevé des quantités au format PDF explique comment les différents éléments s'articulent entre eux.
