24 de septiembre de 2026
Organizar un proyecto consiste en una serie de pequeñas decisiones que parecen insignificantes en el momento en que se toman: cómo llamar al proyecto, qué carpetas crear, dónde guardar los planos de licitación y dónde las revisiones que llegaron el viernes. Estas decisiones parecen insignificantes porque el proyecto aún no ha comenzado. Dejan de parecerlo seis meses después, cuando alguien necesita el plano en el que se basó el presupuesto y se encuentra con cuatro archivos con nombres similares.
Una plantilla de proyecto de Takeoff elimina esas decisiones del trabajo concreto. Se define la estructura una sola vez y todos los proyectos creados a partir de ella comienzan de la misma manera.
Un proyecto en Planmetry contiene los planos que mides y los archivos relacionados con ellos —fotos, notas, listados— ya sea directamente en el proyecto o organizados en carpetas dentro de este.
La jerarquía es deliberadamente poco profunda: un proyecto contiene carpetas, y las carpetas contienen planos y archivos. Una carpeta no contiene otra carpeta. Es importante saberlo antes de diseñar una estructura, ya que el anidamiento al que podrías recurrir en un trabajo de gran envergadura no existe. En un proyecto demasiado grande para un solo nivel de carpetas, tendrás que elegir entre nombres de carpetas más largos que incluyan el nivel que falta y crear varios proyectos; y varios proyectos significan que el trabajo ya no aparecerá como una sola entrada en la lista, así que toma esa decisión de forma deliberada en lugar de descubrirlo a mitad del proceso.
Una plantilla contiene un nombre, una descripción, un color, una lista ordenada de nombres de carpetas y un conjunto de definiciones de campos. Al crear un proyecto a partir de ella, se crean esas carpetas y se copian los campos en ellas.
Eso es todo, y conviene dejar claros los límites: una plantilla no contiene dibujos, archivos, notas ni ningún tipo de contenido. Reproduce una estructura vacía y una serie de preguntas que hay que rellenar. El valor reside en no tener que volver a tomar decisiones, no en incluir contenido por adelantado.
Lo que debe incluirse en la lista depende de cómo se divida tu trabajo, y hay tres respuestas habituales:
La opción correcta es aquella que se ajuste a la pregunta que más te haces cuando vas a buscar algo. Mezclar dos de ellas al mismo nivel da lugar a carpetas cuyo contenido nadie puede predecir. Si realmente necesitas ambas, inclúyelas en el nombre de la carpeta en un orden fijo —«L2 — Electricidad», «L2 — Pladur»— para que la lista siga ordenándose de forma que resulte legible.
Que la lista sea breve. Una plantilla que cree nueve carpetas para un trabajo que solo necesita tres deja seis carpetas vacías, y las carpetas vacías hacen que la gente deje de fijarse en los nombres de las carpetas.
Un comentario sobre la versión «por fase», ya que es la que más probabilidades tiene de ser objeto de una lectura excesiva: guardar las hojas sustituidas en una carpeta distinta a la de las actuales es una convención de archivo, y muy útil, pues reduce la probabilidad de medir la revisión equivocada. No se trata de un control de revisiones: nada compara dos versiones de una hoja ni te indica qué ha cambiado, y nada impide que se mida un plano sustituido. Trasladarlo cuando llega uno nuevo es una cuestión de disciplina, y solo funciona si es algo que realmente se lleva a cabo.
Un plano te da información sobre un edificio. No te dice de quién es el encargo, cómo se le llama internamente ni cuándo vence el plazo para presentar el presupuesto. Esa información suele estar en un correo electrónico, lo que significa que no está en ningún sitio.
Los campos del proyecto permiten introducir la información en el proyecto. Cada campo tiene un título y un tipo —texto, número, fecha o una lista de opciones entre las que elegir— para que los datos que se registran en cada trabajo se introduzcan siempre de la misma manera:
Los valores de los campos aparecen en una barra situada en la parte superior del proyecto en la pantalla del ordenador, que es donde se consultan; en el móvil, ese espacio se destina a los archivos. Un campo puede tener un valor predeterminado en la plantilla, que se convierte en el valor del proyecto en el momento de su creación. Es útil para cualquier dato que suela ser siempre el mismo, aunque en ocasiones no lo sea: un estado predeterminado de «presupuesto», un estimador predeterminado.
La disciplina que hace que los campos sean útiles consiste en rellenarlos en el momento de crear el correo, mientras aún tienes el correo abierto. Un campo que se rellena más tarde suele ser un campo que nunca se rellena, y una lista de tareas a medio rellenar es peor que no tenerla, porque no puedes confiar en ella lo suficiente como para basarte en ella.
Hay un aspecto que debes tener en cuenta antes de crear plantillas: un proyecto toma los campos de la plantilla en el momento de su creación, como una copia. Si modificas la plantilla posteriormente, los proyectos futuros se verán afectados por esos cambios. Sin embargo, los cambios no se aplican a los proyectos que ya existen.
Ese es el comportamiento correcto —un trabajo presupuestado la pasada primavera debería mantener la estructura con la que se presupuestó, en lugar de incorporar silenciosamente un campo que no existía en ese momento—, pero tiene una consecuencia. Cambiar una plantilla no es la forma de corregir trabajos que ya están en marcha. Un campo que decidas que necesitas en un trabajo en producción debe añadirse a cada uno de esos proyectos, uno por uno.
Así que merece la pena dedicar diez minutos a la lista de campos antes de crear veinte proyectos a partir de una plantilla, y no hay que darle más vueltas: el coste de una incorporación tardía es real, pero limitado, y se paga por proyecto en lugar de todo de una vez.
Esta es la parte en la que una estructura funciona o no, por lo que conviene ser preciso a la hora de explicar en qué consiste la búsqueda.
La búsqueda abarca los planos y los archivos que hay dentro de un proyecto: sus nombres, la ubicación de un plano, el edificio y el tipo reconocido, el tipo de archivo y el texto inicial de las notas. No busca en los nombres de los proyectos, los nombres de las carpetas ni los valores de los campos del proyecto.
Esto cambia la finalidad de los nombres. Los campos del proyecto son los que hacen que la información sea coherente y legible de un solo vistazo al abrir el trabajo; no son un índice de búsqueda. Lo que permite buscar en un trabajo son los nombres de los elementos que contiene, lo cual es un argumento a favor de nombrar correctamente los planos a medida que se van añadiendo: una hoja cuyo nombre incluya su número y lo que muestra se puede buscar; una hoja que siga teniendo el nombre con el que se exportó, no.
Las fichas de planos incluyen una vista previa de la hoja, junto con el tipo de plano identificado y la escala, lo que suele ser suficiente para identificarlo sin necesidad de abrirlo. Cada documento contiene una página de plano, por lo que un conjunto de varias páginas se gestiona página por página y los nombres son los que permiten distinguirlas entre sí.
Rara vez es necesario eliminar los trabajos finalizados. Un proyecto se puede archivar, lo que lo retira de la lista de trabajo sin borrar nada de su contenido, y se puede recuperar si resulta que el trabajo no está tan terminado como parecía. La eliminación se puede realizar desde el archivo como un segundo paso deliberado, en lugar de algo que ocurra por accidente un viernes por la tarde.
Un buen hábito es archivar en función de un criterio concreto, en lugar de hacerlo por impulso —cuando se factura un trabajo, cuando se pierde una licitación—, de modo que la lista de trabajo se mantenga lo suficientemente breve como para poder revisarla de un vistazo. Una lista de trabajo que se puede leer de un vistazo es una herramienta. Una en la que la mayoría de las entradas se completaron hace dos años es un archivador.
Una forma útil de saber si una estructura es adecuada: fíjate en el último trabajo que hayas terminado, toma nota de las carpetas que se utilizaron realmente, en lugar de las que creaste tú, y utilízalas como plantilla. A continuación, aplica esa plantilla al siguiente trabajo y fíjate en lo que acabas creando manualmente.
Los archivos que se guardan en esas carpetas constituyen la otra mitad del expediente: la documentación fotográfica de la obra recoge lo que merece la pena conservar y por qué. En cuanto a la parte del proceso relacionada con las mediciones, el flujo de trabajo de cálculo de cantidades en PDF explica cómo encajan todas las piezas.
