Cómo combinar listas de materiales de varios dibujos en una sola.

El despegue se realiza plano a plano. La fijación de precios, no. Se miden once hojas y se elaboran once listas de materiales, y lo que hay que entregar es un único conjunto de cantidades para un solo trabajo.

La diferencia entre ambos suele subsanarse manualmente, en una hoja de cálculo, la misma tarde en que hay que entregar el precio. Es la parte menos interesante del trabajo y es ahí donde se cuela una proporción sorprendente de errores: una hoja que nunca se ha pegado, una revisión contada dos veces porque ambas versiones estaban abiertas, una columna que estaba alineada en diez hojas y se ha desplazado en la undécima.

Este artículo trata sobre cómo combinar las listas de materiales de varios planos en una sola lista consolidada: qué factores determinan si el resultado es correcto y cómo interpretarla.

Lo que debe tener un roll-up para que salga bien

Hay que sumar ese mismo material. Cincuenta metros de tubería de 110 mm en la planta baja y cuarenta en la primera planta suman noventa metros de un mismo elemento, no son dos tramos que el lector tenga que sumar.

Los distintos materiales no deben mezclarse. Una toma simple y una toma doble no son el mismo artículo, por muy parecidas que parezcan las filas.

Hay que poder ver de dónde procede una cifra. Un total de 312 m² solo resulta útil si, cuando alguien lo cuestione, se puede averiguar de qué planos se ha obtenido.

Cómo determina la fusión qué elementos son iguales

En Planmetry, el resumen de materiales combina las listas de los planos que selecciones dentro de un proyecto. Las filas se agrupan por el nombre del material junto con su unidad; el nombre es el término que utiliza la lista de materiales para referirse a ese grupo de artículos.

Esa frase es la más importante de este artículo, y tiene dos lecturas posibles.

Si un mismo material tiene dos nombres, aparecen dos filas. «Socket 2G» en una hoja y «2G socket» en otra son materiales diferentes a efectos del resumen. Aparecen dos filas que parecen correctas, pero ninguna de ellas es la respuesta. Este error, al menos, es visible: se pueden ver ambas filas en la lista.

Un nombre para dos materiales genera una sola fila, sin que se note. Esta es la dirección peligrosa. El nombre y la unidad constituyen la identidad completa: el diámetro, la altura, las especificaciones, la calidad y el acabado no forman parte de ella y no impiden una fusión. Si un tramo de 15 mm y otro de 22 mm se denominan ambos «tubo de cobre», el sistema de resumen los suma y genera una única cifra que, aunque aritméticamente correcta, resulta inútil desde el punto de vista comercial. Nada señala la colisión como tal. Las señales son indirectas —una columna de propiedades que aparece en blanco o un recuento de fuentes superior al esperado— y solo se perciben si se presta atención.

Así pues, la agrupación solo es tan buena como los nombres que hay debajo, y la solución está en los dibujos y no en el resumen: el resumen no puede dividir una fila ni corregir un nombre. Hay dos hábitos que lo abarcan casi todo:

• Incluye las diferencias de compra en el nombre. Cualquier elemento que haga que dos artículos aparezcan en líneas distintas de un pedido —talla, tipo, categoría, material, acabado— debe figurar en el nombre desde el primer boceto, y no en una columna de propiedades que esperas que alguien lea.
• Ponle un nombre al elemento una sola vez y reutilízalo. El nombre que le hayas dado en la primera hoja es el mismo que debes usar en la undécima.

Corregir los nombres a posteriori implica volver a las hojas de cálculo y volver a ejecutar el resumen, que es precisamente el trabajo que se suponía que el resumen agregado debía ahorrarnos.

Cada ejecución utiliza un único sistema de unidades, por lo que las unidades métricas y imperiales no se mezclan en un mismo resumen.

Qué se suma y qué se deja en blanco

Las columnas numéricas se suman: longitudes, áreas, recuentos.

Vale la pena decirlo una vez: la compatibilidad aritmética no es lo mismo que la compatibilidad comercial. Dos cantidades pueden sumarse y, aun así, deben mantenerse separadas, ya que pertenecen a fases, plantas, opciones o paquetes de adquisición diferentes. El resumen suma lo que comparte un mismo nombre; que deban compartir una línea o no es una decisión que debes tomar tú al nombrar las cosas.

Las columnas de propiedades nunca se suman. El diámetro, la altura y los campos personalizados marcados como «no sumables» describen qué es algo, más que cuánto hay de ello; sumar dos alturas de pared no da ningún resultado.

En cambio, una propiedad solo se muestra cuando es idéntica en todas las filas fusionadas, y se deja en blanco cuando las filas fusionadas no coinciden.

Ese espacio en blanco es información y es fácil malinterpretarlo. No significa que falte el valor en los planos. Significa que las filas posteriores a ese total no eran todas iguales: las paredes de 2,4 m y 2,7 m se fusionaron en una sola línea de superficie de pared. A veces eso es lo que se busca. Otras veces es la primera señal de que un material debe dividirse en dos, y lo has descubierto antes de calcular el presupuesto, en lugar de después. El espacio en blanco te indica que los valores diferían; no te dice qué plano tenía cada valor, por lo que la respuesta se encuentra en los detalles de cada plano.

Los comentarios y las capas no se incluyen en el resumen. No aportan nada relevante en los once planos, y se mantienen en los detalles de cada plano, donde resultan útiles.

Averiguar de dónde procede un número

Cada fila de resumen se despliega para mostrar sus fuentes: qué planos han contribuido, cuántas filas ha aportado cada uno y el subtotal de cada uno para las columnas de suma.

Hay dos columnas de la tabla consolidada que conviene consultar antes de fijarse en los totales: de cuántos planos procede cada fila y cuántas filas la componen. Sirven para comprobar rápidamente si un total parece incorrecto. Si un material que esperabas que apareciera en seis hojas solo tiene un plano de origen , significa que en cinco hojas se ha utilizado un nombre diferente. Si una fila se ha creado a partir de cuarenta filas de origen, cuando esperabas que fueran cuatro, suele significar que el material tiene un alcance más amplio de lo que pretendías.

La ampliación facilita la revisión de una cifra, pero por sí sola no la hace defendible. Te mostrará un plano que representa una proporción poco verosímil del total. No te mostrará que un material aparece dos veces con dos nombres distintos, ya que se trata de dos filas independientes sin relación alguna entre sí, y tampoco te indicará que dos planos abarcan la misma superficie.

Las columnas de propiedades no se desglosan en absoluto por plano.

Dibujos que no aportaban nada

Un resumen que omite una hoja sin avisar es peor que no tener ningún resumen, por lo que el informe muestra tres grupos: los planos incluidos y el número de filas que ha generado cada uno, los planos que se han cargado con una lista de materiales vacía y aquellos que no se han podido cargar.

Lee siempre la lista vacía. Un plano en un presupuesto en el que no haya elementos puede ser una hoja que aún nadie haya medido, una hoja en la que no haya nada que medir o una hoja que alguien haya medido por error en otro documento, entre otras posibilidades. El resumen no puede indicarte cuál de ellas es. Lo que sí te indica es que la pregunta existe, lo cual es más de lo que ofrece un resumen manual.

Qué entra dentro del ámbito de aplicación

El resumen se aplica a un único proyecto. Los elementos que se tienen en cuenta son los planos de ese proyecto y sus carpetas, excluyendo las carpetas archivadas, y tú eliges cuáles incluir.

Solo se incluyen los planos; las fotos, las notas y las hojas de cálculo no son listas de materiales y no se contabilizan. Los elementos contabilizados se fusionan exactamente igual que los medidos, por lo que los recuentos de elementos fijos a partir de los símbolos de recuento de un plano de planta en PDF aparecen como filas, al igual que cualquier otra. Y el archivo es importante: los planos sustituidos que se trasladan a una carpeta de archivo dejan de aparecer como candidatos, lo que constituye un argumento práctico a favor de ir archivando sobre la marcha. Las plantillas de proyectos de cálculo de cantidades incluyen una estructura de proyecto que permite esto.

El resumen no concilia nada. No detecta que dos planos cubran la misma zona, que uno sustituya a otro o que un material aparezca con dos grafías diferentes. Simplemente suma lo que seleccionas, lo que convierte la selección en una decisión más que en una mera formalidad —y es algo que ningún otro paso del proceso comprobará por ti.

Sácalo

• PDF: una sección por plano, seguida de la página de resumen, en orientación horizontal. La lista de planos originales aparece truncada en esa página, por lo que el PDF es un formato destinado a la lectura y el envío, más que a la comprobación de las fuentes.
• CSV — para un sistema que lo importe.
• Excel: el resumen en una hoja con la lista completa de los dibujos originales; una tercera hoja en la que se indican los dibujos que se han incluido, con el número de filas de cada uno y los que han dado error; y los detalles de cada dibujo en una hoja independiente, si se incluyen dichos detalles. Los números se escriben como números, por lo que los totales se calculan correctamente en lugar de aparecer como texto. Este es el formato que hay que entregar.
• Se guarda de nuevo en los archivos del proyecto como una hoja de cálculo, ya sea el resumen completo o solo el resumen, de modo que el resultado se almacena junto con el trabajo en lugar de en una carpeta de descargas.

Lo que resulta de ello son cantidades. Las tarifas, la mano de obra y todo lo que convierte una cantidad en un precio deben incluirse en el proceso de fijación de precios.

Antes de ejecutar uno

• Compara la selección con el registro de planos: cuántas hojas debería contener este paquete, cuántas has seleccionado y por qué cada omisión es intencionada.
• Comprueba las revisiones y archiva o excluye las hojas sustituidas. El resumen incluirá un plano sustituido con la misma facilidad que uno vigente.
• Fíjate en los nombres de todo el conjunto antes de combinarlos. Las incoherencias son fáciles de corregir en los planos, pero costosas de solucionar una vez finalizado el conjunto.
• Lee las listas de elementos vacías y fallidas antes de leer los totales.
• Revisa las columnas de «fuente-recuento» en busca de filas que procedan de menos planos de lo que esperabas.
• Marca las casillas en las columnas de propiedades y comprueba si cada fusión es la que querías realizar.

Resumen

• Las filas se agrupan por nombre y unidad, y nada más. Si hay dos nombres para un mismo material, se crean dos filas; si hay un mismo nombre para dos materiales, se crea una sola fila y no aparece ninguna advertencia.
• Incluye las distinciones importantes en el nombre y en los dibujos; el resumen no puede dividir ni renombrar nada.
• Las columnas numéricas se suman; las columnas de propiedades solo aparecen cuando coinciden, y un espacio en blanco indica que las filas fusionadas presentaban diferencias.
• El recuento de fuentes y el recuento de filas permiten comprobar rápidamente si un total parece incorrecto.
• Se notifican los planos vacíos y los que no se han completado. Un plano vacío es algo que merece la pena analizar.
• El alcance se limita a un proyecto, solo planos, sin incluir las carpetas archivadas, y no hay nada que te permita conciliar las revisiones ni detectar solapamientos.
• El resultado son distintos archivos: un PDF para enviar, un Excel para revisar o un archivo guardado de nuevo en el proyecto.

Pruébalo con un trabajo para el que ya hayas calculado el precio

Elige un trabajo cuyo importe total ya conozcas, genera el resumen a partir de sus planos y compáralo con lo que enviaste. Cuando haya discrepancias entre ambos, fíjate en los recuentos de origen y en las filas desglosadas: ahí es donde debes empezar a buscar. Averiguar el motivo en un trabajo que ya se ha realizado resulta considerablemente más barato que hacerlo en el siguiente.

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