24. September 2026
Die Vorbereitung eines Auftrags besteht aus einer Reihe von Entscheidungen, die einem in dem Moment, in dem man sie trifft, unwichtig erscheinen: Wie soll das Projekt heißen? Welche Ordner sollen angelegt werden? Wo werden die Ausschreibungszeichnungen abgelegt – im Gegensatz zu der am Freitag eingegangenen Überarbeitung? Diese Entscheidungen erscheinen unwichtig, weil der Auftrag noch nicht begonnen hat. Sechs Monate später, wenn jemand die Zeichnung benötigt, auf deren Grundlage ein Angebot erstellt wurde, und vier Dateien mit ähnlichen Namen vorfindet, erscheinen sie plötzlich nicht mehr unwichtig.
Eine Projektvorlage für den Projektstart entlastet den einzelnen Mitarbeiter von diesen Entscheidungen. Man legt die Struktur einmal fest, und jedes daraus erstellte Projekt beginnt auf die gleiche Weise.
Ein Projekt in Planmetry enthält die von Ihnen vermessenen Zeichnungen sowie die dazugehörigen Dateien – Fotos, Notizen, Zeitpläne –, die entweder direkt im Projekt oder in darin enthaltenen Ordnern sortiert sind.
Die Hierarchie ist bewusst flach gehalten: Ein Projekt enthält Ordner, und Ordner enthalten Zeichnungen und Dateien. Ein Ordner enthält keinen weiteren Ordner. Das sollten Sie wissen, bevor Sie eine Struktur entwerfen, denn die Verschachtelung, auf die Sie bei einem großen Auftrag vielleicht zurückgreifen würden, gibt es hier nicht. Bei einem Projekt, das zu groß für eine einzige Ordnerebene ist, haben Sie die Wahl zwischen längeren Ordnernamen, die die fehlende Ebene ersetzen, und mehreren Projekten – und mehrere Projekte bedeuten, dass das Projekt in der Liste nicht mehr als ein einziger Eintrag erscheint. Treffen Sie diese Entscheidung daher bewusst, anstatt sie erst auf halbem Weg zu entdecken.
Eine Vorlage enthält einen Namen, eine Beschreibung, eine Farbe, eine geordnete Liste von Ordnernamen und eine Reihe von Felddefinitionen. Wenn daraus ein Projekt erstellt wird, werden diese Ordner angelegt und die Felder übernommen.
Das ist im Grunde alles, und es lohnt sich, die Grenzen zu verdeutlichen: Eine Vorlage enthält keine Zeichnungen, Dateien, Notizen oder sonstige Inhalte. Sie gibt lediglich eine leere Struktur und eine Reihe von Fragen vor, die ausgefüllt werden müssen. Der Nutzen liegt darin, dass man nichts neu entscheiden muss, nicht darin, dass bereits Inhalte vorbelegt sind.
Was in die Liste gehört, hängt davon ab, wie sich Ihre Arbeit aufteilt, und es gibt drei gängige Antworten:
Die richtige Wahl ist diejenige, die zu der Frage passt, die Sie sich am häufigsten stellen, wenn Sie nach etwas suchen. Wenn Sie zwei davon auf derselben Ebene mischen, entstehen Ordner, deren Inhalt niemand vorhersagen kann. Wenn Sie wirklich beide benötigen, fügen Sie sie in einer festen Reihenfolge in den Ordnernamen ein – „L2 – Elektrik“, „L2 – Trockenbau“ –, damit die Liste weiterhin in einer übersichtlichen Reihenfolge sortiert wird.
Halten Sie die Liste kurz. Eine Vorlage, die bei einem Auftrag, für den drei Ordner benötigt werden, neun Ordner erstellt, hinterlässt sechs leere Ordner – und leere Ordner führen dazu, dass die Nutzer aufhören, Ordnernamen zu lesen.
Ein Wort zur „nach Phase“ gegliederten Version, da diese am ehesten überlesen wird: Das Ablegen veralteter Blätter in einem anderen Ordner als die aktuellen ist eine Ablageregel – und zwar eine nützliche –, da dadurch die Wahrscheinlichkeit sinkt, dass die falsche Version vermessen wird. Es handelt sich dabei nicht um eine Versionskontrolle: Nichts vergleicht zwei Versionen eines Blattes miteinander oder zeigt an, was sich geändert hat, und nichts verhindert, dass eine veraltete Zeichnung vermessen wird. Das Verschieben, sobald eine neue Version eintrifft, ist eine Disziplin, und sie funktioniert nur, wenn man sich tatsächlich daran hält.
Eine Zeichnung gibt Auskunft über ein Gebäude. Sie verrät jedoch nicht, wessen Auftrag dies ist, wie man ihn intern bezeichnet hat oder wann der Preis fällig ist. Diese Informationen finden sich in der Regel in einer E-Mail – was bedeutet, dass sie eigentlich nirgendwo gespeichert sind.
Projektfelder werden dem Projekt zugeordnet. Ein Feld verfügt über eine Bezeichnung und einen Typ – Text, Zahl, Datum oder eine Liste mit Auswahlmöglichkeiten –, sodass die Angaben, die Sie bei jedem Auftrag erfassen, jedes Mal auf dieselbe Weise erfasst werden:
Feldwerte werden auf einem Desktop-Bildschirm oben im Projekt auf einem Streifen angezeigt und dort auch abgelesen; auf einem Smartphone wird dieser Platz stattdessen für die Dateien genutzt. Ein Feld kann in der Vorlage einen Standardwert enthalten, der bei der Erstellung des Projekts zum Wert des Projekts wird. Dies lohnt sich für alles, was normalerweise immer gleich ist, gelegentlich aber auch nicht: ein Standardstatus „Preisgestaltung“, ein Standard-Kostenplaner.
Die Vorgehensweise, die Felder nützlich macht, besteht darin, sie bereits beim Erstellen auszufüllen, solange die E-Mail noch geöffnet ist. Ein Feld, das erst später ausgefüllt wird, bleibt meist unvollständig, und eine nur teilweise ausgefüllte Liste von Aufgaben ist schlimmer als gar keine, da man ihr nicht genug vertrauen kann, um sich darauf zu verlassen.
Ein Aspekt, den Sie verstehen sollten , bevor Sie Vorlagen erstellen: Ein Projekt übernimmt seine Felder zum Zeitpunkt seiner Erstellung als Kopie aus der Vorlage. Wenn Sie die Vorlage anschließend bearbeiten , ändert sich damit , was zukünftige Projekte erhalten. Bereits vorhandene Projekte sind davon nicht betroffen.
Das ist zwar die richtige Vorgehensweise – ein im vergangenen Frühjahr kalkuliertes Projekt sollte die Struktur beibehalten, auf deren Grundlage es kalkuliert wurde, anstatt stillschweigend ein Feld hinzuzufügen, das zu diesem Zeitpunkt noch nicht existierte –, hat jedoch eine Konsequenz. Das Ändern einer Vorlage ist kein Mittel, um bereits laufende Projekte zu korrigieren. Ein Feld, das Sie für ein laufendes Projekt als notwendig erachten, muss in jedem dieser Projekte einzeln hinzugefügt werden.
Es lohnt sich also, zehn Minuten mit der Projektliste zu verbringen, bevor man zwanzig Projekte aus einer Vorlage erstellt, und man sollte sich darüber nicht den Kopf zerbrechen: Die Kosten für eine nachträgliche Ergänzung sind zwar real, aber begrenzt, und sie werden pro Projekt und nicht auf einmal gezahlt.
An dieser Stelle zeigt sich, ob eine Struktur funktioniert oder nicht; daher lohnt es sich, genau zu beschreiben, was die Suche tut.
Die Suche umfasst die Zeichnungen und Dateien innerhalb eines Projekts: deren Namen, die Adresse einer Zeichnung, das Gebäude und den erkannten Typ, den Dateityp sowie den einleitenden Text von Anmerkungen. Projektnamen, Ordnernamen oder die Werte in Ihren Projektfeldern werden nicht durchsucht.
Das verändert den Zweck von Namen. Projektfelder sorgen dafür, dass Informationen beim Öffnen des Auftrags konsistent und auf einen Blick lesbar sind – sie sind kein Suchindex. Der durchsuchbare Bezugspunkt eines Auftrags sind die Namen der darin enthaltenen Elemente, was ein Argument dafür ist, Zeichnungen gleich bei ihrer Erstellung richtig zu benennen: Ein Blatt, das nach seiner Nummer und dem Darstellungsinhalt benannt ist, kann gesucht werden; ein Blatt, das noch den Namen trägt, unter dem es exportiert wurde, hingegen nicht.
Zeichnungskarten enthalten eine Vorschau des Blattes sowie die erkannte Zeichnungsart und den Maßstab, was in der Regel ausreicht, um eine Zeichnung zu identifizieren, ohne sie öffnen zu müssen. Ein Dokument enthält eine Zeichnungsseite, sodass ein mehrseitiger Satz Seite für Seite bearbeitet wird und die Namen zur Unterscheidung dienen.
Abgeschlossene Aufgaben müssen selten gelöscht werden. Ein Projekt kann archiviert werden, wodurch es aus der Arbeitsliste entfernt wird, während alle darin enthaltenen Daten erhalten bleiben, und wiederhergestellt werden, falls sich herausstellt, dass die Aufgabe doch nicht so abgeschlossen ist, wie es zunächst den Anschein hatte. Das Löschen ist aus dem Archiv heraus als bewusster zweiter Schritt möglich und nicht als etwas, das versehentlich an einem Freitagnachmittag geschieht.
Eine sinnvolle Gewohnheit ist es, nicht aus einer Laune heraus, sondern nach bestimmten Auslösern zu archivieren – wenn ein Auftrag in Rechnung gestellt wird, wenn eine Ausschreibung verloren geht –, damit die Arbeitsliste überschaubar bleibt. Eine Arbeitsliste, die man auf einen Blick überblicken kann, ist ein Arbeitsinstrument. Eine, bei der die meisten Einträge bereits vor zwei Jahren abgeschlossen wurden, ist ein Aktenschrank.
Eine nützliche Methode, um herauszufinden, ob eine Struktur richtig ist: Schauen Sie sich den letzten Auftrag an, den Sie abgeschlossen haben, notieren Sie sich, welche Ordner tatsächlich verwendet wurden – und nicht, welche Sie angelegt haben –, und machen Sie diese Struktur zur Vorlage. Führen Sie dann den nächsten Auftrag damit durch und schauen Sie, was Sie am Ende manuell erstellen müssen.
Die Dateien, die in diese Ordner abgelegt werden, bilden die andere Hälfte der Dokumentation – die fotografische Baudokumentation zeigt, was es wert ist, aufbewahrt zu werden, und warum. Was den Vermessungsteil des Prozesses betrifft, so erläutert der PDF-Workflow zur Mengenermittlung, wie die einzelnen Teile zusammenpassen.
